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物業公司檔案管理製度
文章出處：香蕉APP免费入口動態
責任編輯：東莞市香蕉APP免费入口物業管理有限公司
發表時間：2023-12-20
物業公司檔案管理製度
1．公司各物業項目的檔案資料規定由物業公司主管負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。2．有關物業公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理製度、合約及附件設備設施及保養製度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。3．物業公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。4．物業公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。5．物業公司檔案在曆任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續，經確認後方可離任。6．物業公司檔案日常需經常使用部分應複印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。7．因工作需要借閱、複印專管部分檔案資料的，需經主管書麵確認，如有違反的作泄密處理。8．公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。9．物業公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對公司有重大影響及損害公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。1．在工作範圍內有關的公司內部資料，業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯係電話、購/租合約及金額、特別條款、公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密範圍。2．業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件櫃中，由專人負責注記及存檔等工作，由物業公司主管每周審核，其他工作人員未經許可禁止查閱。3．物業公司管理處文件櫃備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務。4．應工作所需而放置於辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯係電話、員工個人聯係電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼於顯眼處，不得外泄。5．公司製定的各類規章製度及工作指引，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閱，每次限時一周實行借閱目的為指引的員工培訓，嚴禁任何形式的抄襲及複印。7．員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業主保守秘密，對於任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕並向公司報告。8．員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，並由當事人個人承擔導致的全部法律責任。1）土建、設備安裝竣工資料；
2）設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件
3）機電設備保養合約
4）公共區域設施設備驗收記錄
5）公共區域設施設備移交記錄
6）單元驗收及移交記錄
1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續
2）二次裝修期間管理處監督檢查資料
1）入夥情況記錄
2）業主情況登記
1）管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊
2）物業公司各類管理規章製度及裝修規定等
3）物業公司各項管理分包合約
1）各類設施設備要有專門的維修保養製度及應急措施
2）各類設施設備有獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄
3）主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄
4）物業管理處有用戶維修保修單，維修後應有回訪記錄；
1）變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄
2）電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告
3）生活水箱要定期清洗並存記錄，清洗後要有衛生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明
4）避雷係統要有定期檢測報告
5）應有定期沉降檢測報告
6）消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄
7）其它設施設備檢測記錄資料
1）正式文件應用電腦打印操作，並有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄
2）物業公司管理費收繳情況
3）物業公司管理費財務報告
4）物業公司管理處運作報告
1）物業公司管理處值班記錄
2）保安值班記錄
3）設備值班與巡檢記錄
4）物業管理工作計劃與報告
5）工程設備管理計劃與報告
6）物業公司管理處往來信函
7）用戶報修與投訴處理記錄
8）承包商維修或保養工作情況記錄
